Sarah Boivin

Présentation

Au cours de mes 25 années d'expérience en Assistanat de Direction, j'ai développé et affiné des aptitudes complémentaires à ma formation initiale qui me permettent aujourd’hui de faire face à tous types de situations d’Assistanat de haut niveau.

Dynamique et investie, je sais trouver des solutions et faire face aux imprévus, je suis réactive et proactive, j’aime la nouveauté et les responsabilités ne me font pas peur.

Je relève les défis du quotidien avec rapidité, application et bonne humeur, le savoir-être au travail m’ayant toujours semblé indissociable du savoir-faire.

Expériences

Coordination entre les associés Valtus, les managers de transition et les clients tout au long des missions de transition
Gestion de l'intégralité du parcours des missions de transition depuis la prise de contact avec les candidats au management de transition, contrats clients / managers, jusqu'au bilan de la mission de transition / Suivi des étapes clés
Support administratif et organisationnel des managers et des associés / Gestion des urgences / Résolutions
Saisie intégrale des évènements commerciaux dans le CRM ainsi que de tous les éléments liés aux missions

Assistanat général de la Directrice des Ressource Humaines : gestion de son agenda complexe et mouvant, organisation des nombreux évènements RH, traitement des note de frais et des factures du département
Interface entre l'équipe RH et les départements partenaires (Services Généraux, Informatique, Communication, …)
Élaboration et envoi des communications RH à tous les collaborateurs en coordination avec les différents Experts RH (calendrier soutenu, plusieurs envois par semaine)
Création et mises à jour des supports de communication RH : Calendrier du Manager, Calendrier Social, Livret d’accueil, organigrammes, guides, …
Mise à jour de l’intranet RH et des articles publiés dans l’outil dédié (AskHR)
Gestion du courrier et des publipostages lors des campagnes, suivi des réponses aux questions
Rôle de support sur les différents outils

Gestion de l'ensemble des processus administratifs, comptables et fiscaux en lien avec le cabinet comptable
Création de la linesheet des collections pour présentations aux clients Wholesale (USA, Canada, Japon, Suisse, Allemagne)
Création et mise à jour du tableau de production semestriel ainsi que des tableaux de calcul des coûts
Édition des confirmations de commande, livraison et facturation des clients Wholesale, relances des impayés
Édition des fiches produits dans le progiciel de la boutique et dans l'interface de la boutique en ligne (E-shop)
Mise à jour du site, suivi du SAV (réponses aux questions, retours, échanges)
Élaboration et e-mailing de la Newsletter aux fichiers clients boutique et E-shop tous les 15 jours (Sendinblue)
Relations avec les Attachés de presse (Paris et New York), logistique des sorties provisoires des prototypes et des pièces boutiques pour les shootings presse et opérations spéciales
Relations avec les hôtels Ritz et Crillon ainsi qu'avec des boutiques "Concept stores" : gestion de la présence de la marque et notamment du parfum

Accueil physique, orientation et information des visiteurs
Gestion de l'agenda complexe du PDG comprenant l'organisation logistique de nombreux déplacements, rendez-vous et réunions
Traitement des appels, mails et courriers du PDG, coordination des informations, suivi des échanges
Interface avec tous les contacts personnels et professionnels du PDG, soit une centaine de personnes
Gestion des urgences et rôle d'alerte
Garante de l’image du PDG à travers toutes ses communications - rédaction et envoi de mails à caractère confidentiel
Gestion administrative et suivi de tous les dossiers en cours, personnels et professionnels
Traitement des dépenses personnelles et des notes de frais, suivi du budget annuel
Gestion du personnel de maison (gardien, femme de ménage, jardinier, ouvriers, ...)
Rédaction de documents spécifiques : communiqués, rapports, procès-verbaux, ...
Traduction ponctuelle de documents importants en anglais
Support en bureautique et en techniques d'organisation

Assistanat classique auprès de la Directrice du département et des 5 Chargés d'Affaires Réglementaires
Suivi réglementaire du renouvellement des Autorisations de Mise sur le Marché sur la zone Afrique de tous les produits pharmaceutiques des laboratoires
Création de la base de données du suivi général des renouvellements des AMM et de la mise à jour des dossiers réglementaires de tous les produits, à l'international, en lien avec le service informatique

Différentes missions d'assistanat classique auprès de la Directrice du Département Développement Durable, du Directeur HSE et de la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de remplacements

Gestion du quotidien de la TPE, contact privilégié de tous les intervenants
Coordination générale de l'information en interne et en externe (clients, prestataires et fournisseurs)
Suivi de la production en binôme avec le directeur, par échanges de mails en anglais avec les ateliers situés à Bombay
Organisation et coordination logistique des exportations et importations : conditionnements des marchandises, colisages, transports, dédouanements, livraisons
Gestion des imprévus notamment concernant les plannings de production et les livraisons
Contrôle qualité, coordination du service après-vente et réclamations
Administration des ventes : émission des confirmations de commande et des ordres d’achat

Gestion des contacts et coordination de l'information avec les rédactions, les services de publicité situés à Milan et les clients français
Interface entre les agences de publicités et les sociétés de fabrication des visuels, tenue du planning des parutions
Organisation de la présence des magazines sur une douzaine de salons professionnels de la mode (Prêt-à-Porter, Première Vision, Who's Next, Kid's Fashion, …) en France et en Belgique

Gestion des contacts clients Luxe et Haute Couture, vérification des typons avant édition, enregistrement des contrats et édition des tableaux de bord

Accueil, étude des profils, enregistrement et suivi des dossiers des candidats, préparation et correction des tests de compétences, création d'une banque de données

Compétences

Accueil, contact téléphonique, excellente élocution, sens de l'écoute
Intelligence relationnelle
Compétences rédactionnelles
Coordination de l'information
Sens des situations, capacité d'adaptation

Sens du service et esprit d'initiative
Autonomie
Esprit d'analyse et de synthèse
Gestion des priorités
Confidentialité
Esprit d'équipe
Techniques d'organisation
Reporting, comptes-rendus d'activité
Gestion de projets
Reprographie, numérisation, reliure de documents

Word, Excel, Powerpoint
Outlook, internet
Intranet et gestion de site en ligne
Facilité à prendre en main des outils digitaux, applications et logiciels spécifiques
Manipulation des appareils bureautiques (ordinateur, imprimante, scanner, relieuse, ...)

Anglais

Bon niveau

Formations

Formation en relaxation et en techniques de gestion du stress.
Dans une démarche de développement personnel, je me suis formée à la sophrologie afin d’apprendre, notamment, à gérer les tensions au travail. Cette formation approfondie et passionnante m’a permis de développer des ressources qui ont renforcé mon efficacité.

Formation en alternance. Diplôme obtenu avec la mention "Bien" (moyenne générale de 15)
Pack Office : Word, Excel, Powerpoint, Works
Anglais commercial, marketing téléphonique
Techniques de Secrétariat et d'Assistanat
Analyse transactionnelle, gestion du stress
Communication orale et écrite
Comptabilité niveau 1

Centres d'intérêt

Passionnée de développement personnel
Intérêt pour les outils d'organisation, de planification et de travail collaboratif : cartes heuristiques, ou Mind mapping (XMind), Evernote, Trello, Wunderlist
Psychologie positive
Littéraire, goût pour l'écriture créative et l'étude
Comédienne durant 2 ans dans une troupe de théâtre amateur sur Paris (plusieurs représentations annuelles)
Qi Gong, méditation
Intérêt pour les domaines de la formation, du bien-être et du soin, ainsi que pour les milieux associatif, caritatif, artistique et culturel

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Assistante de Direction, Assistante personnelle

Business Coordinator

Assistante de la Directrice des Ressources Humaines

Assistante de Direction

Assistante de Direction et Assistante Personnelle du Président Directeur Général

Assistante de Direction aux Affaires Réglementaires

Assistante Affaires Réglementaires

Assistante de Direction du Domaine Coordination des Dispositifs Médicaux

Assistante de Direction

Assistante de Direction et de Production

Assistante Publicité

Assistante Communication

Assistante Publicité

Secrétaire Bureautique

Communication

Assistanat

Bureautique

Langues

Sophrologie (formation continue)

Cassiopée Formation

BTS Assistanat de Direction

I.T.C. Institut des Techniques Commerciales

Centres d'intérêt